Kalau Kamu Mau Produktif, Terapkan Trik-Trik Sederhana Ini

Siapa sih yang mau memulai awal pekan dengan malas-malasan? Idealnya, kita bisa beraktivitas dengan lancar setelah rehat selama akhir pekan. Namun nyatanya, sebagian dari kita masih ingin gegulingan di kasur dan bersantai-santai. Padahal, kita sudah dituntut untuk kembali bekerja seperti biasa.

Jadi bagaimana caranya supaya kita bisa lebih produktif? Apa saja sih yang harus kita lakukan agar tugas tak menumpuk sore hari nanti?

1. Mulailah mengerjakan sesuatu — apapun itu.

Mulai kerjakan apapun via picjumbo.com

Dalam ilmu psikologi, ada yang disebut Zeigarnik effect: memulai suatu tugas akan membuat seseorang lebih ‘gatal’ menyelesaikan tugas tersebut. Coba ingat-ingat, sudah berapa kali kamu pernah mengatakan “Duh, nanggung nih… Bentar ya, selesaiin ini dulu!”

Ketika sudah memulai sesuatu, kita akan merasa sayang kalau tidak menyelesaikannya. Maka dari itu, kesempatan kita untuk menuntaskan tugas akan jauh lebih tinggi ketika kita sudah mengerjakan sedikit dari tugas tersebut daripada belum sama sekali.

Jadi kalau kamu mau bekerja lebih efektif, mulailah saja pekerjaan itu. Jangan lari dan sengaja menunda-nunda. Apalagi bingung mau memulai dari mana. Kerjakan saja dari bagian yang paling kecil dan mudah. Misalnya, ketika kamu merasa Bab II skripsimu terlalu berat, mulailah mengerjakannya dari membaca buku referensi yang akan kamu pakai. Walaupun kamu belum mulai menulis sesuatu, itu masih lebih baik daripada tak mengerjakan apapun sama sekali.

2. Sebelum mengerjakan tugas apapun, tanyakanlah pada dirimu sendiri: “Ini penting nggak, sih?”

tanyakan pada dirimu sendiri via www.priotime.com

Sebagian besar dari kita tak cuma punya satu, tetapi beberapa, tugas. Kalau kamu masih kuliah, paper yang harus kamu kumpulkan mungkin bisa mencapai 8-10 buah per bulannya. Kalau kamu sudah bekerja, kamu akan dikejar dengan laporan, presentasi, dan persiapan tugas dinas ke luar kota. Kamu tentu tidak bisa mengerjakan semua tugas ini sekaligus. Maka dari itu, pilihlah yang mana yang mau kamu selesaikan lebih dulu. Tanyakan pada dirimu sendiri:

• Apakah tugas ini harus paling cepat diselesaikan daripada yang lainnya?
• Apakah aku akan senang jika seharian ini aku hanya mampu menuntaskan tugas ini saja?

Dengan begitu, kamu akan tahu tugas mana yang harus lebih dulu kamu selesaikan.

3. Latih fokusmu dengan Teknik Pomodoro

Teknik Pomodoro via pomodorotechnique.com

Untuk bekerja lebih efektif, kamu harus menerapkan struktur. Pecah saja waktu kerjamu yang rata-rata 8-9 jam ke periode-periode singkat dengan panjang masing-masing 25 menit. Setiap 1 x 25 menit, ambil istirahat selama 3-5 menit. Setiap 4 x 25 menit, ambillah istirahat yang lebih panjang, selama 10-15 menit.

Struktur ini sebenarnya disebut Teknik Pomodoro, dari bahasa Italia yang artinya ‘tomat’. Di awal dekade 90-an, pebisnis asal Italia Francesco Cirillo menggunakan timer-nya yang berbentuk tomat untuk memecah waktu kerjanya ke periode-periode singkat. Ia pun memerhatikan bahwa periode kerja yang singkat ditambah istirahat yang sering mampu membantunya lebih fokus. Teknik Pomodoro ini mudah dan murah: yang kamu butuhkan cuma timer dan sedikit kesadaran untuk disiplin.

4. Untuk mencegah multitasking, terapkan juga Teknik Kanban

Teknik Kanban membantumu memvisualisasikan pekerjaan via personalkanban.com

Nama ‘Kanban’ diambil dari bahasa Jepang, yang artinya papan atau billboard. Kanban sebenarnya adalah nama teknik produksi yang diaplikasikan oleh Toyota untuk memproduksi mobil-mobilnya. Daripada membuatnya di satu pabrik seperti Ford atau mobil produksi Amerika lainnya, Toyota punya beberapa pabrik yang masing-masing fokus memproduksi komponen mobil yang berbeda. Ketika komponen itu dibutuhkan, barulah komponen itu diproduksi. Dengan begini, Toyota mampu menciptakan sistem produksi yang lebih murah dan efisien.

Nah, sekarang ada pula yang namanya Teknik Kanban Personal. Terinspirasi dari kesuksesan Toyota, Teknik Kanban mengajarkan kita untuk memvisualisasikan tugas ke dalam beberapa kategori: to-do, doing, dan done. Selanjutnya, kita harus membatasi jumlah tugas yang masuk di kategori doing.

Teknik Kanban mencegah kita untuk multitasking, alias melakukan banyak tugas secara bersamaan. Seperti dijelaskan pengembangnya, otak kita bekerja seperti jalan tol. Kita punya kapasitas dari 0 sampai 100. Jalan tol yang 100% digunakan kapasitasnya akan penuh, alias macet dan tak banyak berguna. Demikian pula otak kita. Jika terlalu terbebani oleh tugas, kemampuan otak akan menurun dan kinerja kita menjadi lambat. Itulah kenapa kita harus membatasi jumlah tugas dalam kategori doing.

Jika kamu mau tahu lebih banyak tentang Teknik Kanban, pelajari saja disini.

5. Nggak tahan dengan situasi yang terlalu sepi? Coba dengarkan ambient noise, deh.

Coba dengarkan ambient noise via amazon.com

Beberapa dari kita akan “gila” kalau harus bekerja di tempat yang terlalu sepi. Namun, tempat yang terlalu ramai dan penuh distraksi pun tidak akan mendukung produktivitas. Solusinya? Kita bisa mendengarkan ambient noise, alias suara-suara yang menggambarkan atmosfer tempat tertentu seperti hutan atau kafe.

Keampuhan ambient noise ini sudah dibuktikan oleh periset Ravi Mehta, Rui Zhu, dan Amar Cheem. Dalam artikel jurnal “Is Noise Always Bad? Exploring the Effects of Ambient Noise on Creative Cognition”, mereka menyimpulkan bahwa ambient noise yang terkontrol akan mampu meningkatkan konsentrasi dan kreativitas sebagian orang.

Apakah kamu salah satu orang yang lebih mudah bekerja dalam suasana yang “sedikit ribut”? Nggak perlu pergi ke kafe — apalagi hutan — supaya kerjamu maksimal. Klik saja Coffitivity, situs gratis di internet yang akan memutar suasana sebuah kafe di telingamu. Dijamin bisa membuatmu lebih fokus!

Nah, itu dia beberapa tips yang bisa kamu terapkan untuk meningkatkan produktivitasmu hari ini. Mulai sekarang, jangan ada lagi alasan untuk bermalas-malasan, ya!