Mau Minta Surat Rekomendasi? Ini 8 Etika yang Benar-Benar Harus Kamu Pahami

Ketika kamu ingin melanjutkan pendidikan atau pekerjaan ke tahap lebih lanjut, pastinya kamu dimintain surat rekomendasi oleh pihak penyeleksi. Rekomendasi ini adalah bukti dan penilalaian yang diberikan oleh atasan atau rekan yang mengetahui kualitas dan karaktermu. Nantinya, surat rekomendasi jadi salah satu acuan bagi pihak penyeleksi untuk menentukan apakah kamu adalah kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang mereka butuhkan.

Meminta surat rekomendasi memang proses yang gampang-gampang susah. Tapi kalau caranya sudah salah, dijamin ceritamu berburu rekomendasi juga nggak akan mudah. Bisa-bisa orang yang kamu mintain rekomendasi malah jengkel dan terganggu. Nah kalau udah begini kan malah ribet, padahal kan surat sakti itu diperlukan banget!

Biar nggak salah langkah ketika baru pertama kali meminta surat rekomendasi, Hipwee jelaskan etika-etika yang harus dipatuhi demi kelancaran usahamu. Yuk dicek dulu satu per satu.

1. Pilih perekomendasi yang bisa menilai kualitasmu dengan tepat. Jangan nyomot nama besar kalau sama kamu saja beliau nggak kenal

Boleh minta rekomendasi, Pak? via riaubook.com

Jangan mentang-mentang CEO perusahaanmu adalah orang paling berpengaruh dalam daftar Forbes, atau kamu dikontrak oleh proyek Kementerian, lantas kamu langsung menjadikan Pak Bos Besar atau Pak Menteri sebagai calon pemberi rekomendasimu.Kalau memang hubungan kerjanya tidak langsung dan orang yang bersangkutan bahkan tidak mengenalmu, lebih baik jangan.

Perekomendasi yang tepat adalah orang yang bersentuhan langsung dengan kamu dalam masa studi atau kerjamu di sana. Misalnya manager, supervisor, atau bahkan rekan kerja. Mereka yang dapat memberikan poin-poin yang mendalam tentang etos kerjamu selama ini. Tentunya orang-orang ini juga bisa menilai kualitasmu dengan bijaksana.  Ingat, nggak menutup kemungkinan komite penyeleksi melakukan follow up dengan mengontak perekomendasimu langsung untuk mendapatkan informasi tambahan. Kalau kalian benar-benar saling mengenal, beliau pasti akan bisa dengan lancar menjelaskan.

2. Karena kamu bukan berhadapan dengan cenayang, perjelas maksud dan tujuan. Highlight poin-poin yang bisa memperkuat rekomendasi

diawali dengan ngobrol dulu via www.lodestarap.com

Walaupun sudah kenal dengan calon pemberi rekomendasi, nggak menutup kemungkinan yang bersangkutan hanya ingat denganmu samar-samar. Mungkin sudah lama tidak bertemu atau tidak update lagi dengan kabar hidupmu. Inilah pentingnya menjelaskan lagi hubunganmu dengan beliau saat kontak pertama untuk minta rekomendasi. Jelaskan mata kuliah, atau proyek apa saja yang pernah kamu kerjakan bersama beliau.

Akan lebih memudahkan lagi kalau kamu sertakan daftar prestasi yang pernah kamu raih dalam bidang yang ingin kamu mintai rekomendasi. Jelaskan juga tentang beasiswa atau pekerjaan yang sedang kamu kejar, serta alasanmu menginginkannya. Ini akan memudahkan calon pemberi rekomendasi untuk mengingat poin lebihmu yang bisa ditonjolkan dalam surat nantinya.

3. Bersiap-siaplah dan bersedialah mengalah demi jadwal mereka. Ingat, kamu yang butuh mereka, bukan sebaliknya!

please jangan kayak gini!

Bisa dimengerti kalau karena agenda dan pekerjaan lainnya, kamu jadi nggak punya banyak waktu untuk mengurusi segala macam keperluan rekomendasi. Tapi ingat lagi, sesibuk-sibuknya kamu, kamu sedang meminta waktu dari orang yang kesibukannya berkali-kali lipat darimu.

Oleh karena itu, korbankanlah waktu dan usahamu untuk mengejar calon pemberi rekomendasimu. Sesuaikan waktumu dengan waktu kosongnya, bukan kebalikannya. Toh, jika surat tersebut tidak jadi, perekomendasimu juga nggak bakal rugi apa-apa.

Kalau kata lagunya Maudy Ayunda sih, tahu diri.

4. Karena yang minta surat rekomendasi nggak hanya kamu seorang, kalau ngantre dan ada prosedurnya ya maklumi aja~

satu-satu yaaa! via www.inc.com

Karena beliau adalah orang penting yang juga diburu oleh para pencari rekomendasi lainnya, kamu harus sabar. Belum lagi segudang pekerjaan yang menyita waktu dan perhatian calon pemberi rekomendasimu. Wajar kalau akhirnya beliau membuat prosedur untuk surat rekomendasi. Misalnya lewat asisten pribadinya, mesti mengisi formulir untuk database, mengajukan paling lambat sebulan sebelum tenggat waktu, dan sebagainya.

Semua orang juga melewati prosedur yang sama kok. Walau jadinya akan menyita waktumu lebih lama, jalanin aja dengan ikhlas dan tabah ya. Balik lagi ke prinsip awal, yang butuh itu kamu. ;p

5. Buktikan bahwa kamu memang layak dapat rekomendasi luar biasa. Cara berkomunikasi profesional harus dijaga

berkirim email yang baik dan benar via www.market2all.com

Faktor jarak bisa membuat komunikasi yang tercipta antara kamu dan calon pemberi rekomendasimu tidak bisa dilakukan dengan tatap muka. Kalau begini, email jadi solusinya. Segala perkenalan, penjelasan, dan permintaan yang lebih detail bisa kamu tuangkan ke dalam email kepada beliau.

Akan tetapi, masih banyak yang menyepelekan etika berkirim email dengan dosen, atasan, atau rekan bisnis. Dalam konteks formal saat kamu meminta rekomendasi, tulislah email dengan sopan, terperinci, dan terkesan tidak memaksa. Di dalam email, minta izin juga untuk menghubungi beliau lewat jalur komunikasi lainnya seperti sms, Whatsapp, atau telepon untuk mengetahui perkembangan surat rekomendasi.

6. Setiap perekomendasi jangan dipukul rata. Karena beda orang beda pendekatannya, ikuti saja aturan mainnya

ikut prosedur aja ya 🙂 via www.usnews.com

Ketika meminta rekomendasi, ada baiknya kamu kenali tipe orang yang kamu mintai rekomendasi dalam merespon permintaan serupa. Beberapa orang sudah punya template sendiri. Mereka tidak keberatan untuk mempersonalisasi surat dengan konten yang mereka buat sendiri. Terkadang, mereka juga tidak keberatan untuk mengirimkannya sendiri.

Ada juga yang akan memintamu membuatkan konsep, menerjemahkannya ke dalam Bahasa Inggris (jika surat yang diminta dalam Bahasa Inggris), kemudian baru mengedit konsep yang telah kita buat. Jika mereka menyerahkan konsepnya padamu, buatlah draf sesuai dengan kemampuanmu yang sebenarnya. Hindari melebih-lebihkan, karena itu akan membuatmu terlihat tidak profesional. Toh nanti draf tersebut akan ditinjau ulang oleh orang yang namanya akan kamu gunakan, ya kan?

7. Tolong, kamu jangan posesif kayak si mantan! Follow up penting, asal atur jeda, jangan sampai nanyain tiap hari ya~

awas lho nanti disebelin! via www.businessinsider.co.id

Karena kesibukan yang padat, nggak jarang surat rekomendasimu jadi prioritas kesekian bagi calon pemberi rekomendasimu. Ini terkadang bikin galau. Inginnya mengingatkan tapi takut mengganggu, kalau nggak diingatkan justru akan menghambat proses seleksimu.

Kamu memang punya hak untuk mengingatkan, tapi harap dilakukan dengan cara-cara yang baik. Ketika meminta, mintalah agar diperbolehkan mengirimkan reminder kepada beliau pada tanggal-tanggal tertentu menjelang tenggat waktu.

Oleh karena itu, penting untuk tidak jadi deadliners alias orang yang minta rekomendasi dengan waktu mepet. Bisa-bisa, permintaanmu ditolak sebelum sempat diproses. Huhu.

8. Jangan menghilang tanpa kabar setelah diberi rekomendasi. Cerita suksesmu itu perlu juga dibagi

jangan lupa berkabar via mashable.com

Nah ini nih penyakit yang banyak orang sering lakukan. Begitu surat rekomendasi sudah di tangan, langsung girang dan pergi menghilang. Padahal, surat rekomendasi yang kamu dapatkan itu akan membantumu mencapai cita-citamu selanjutnya. Jangan sampai kamu jadi kacang lupa kulitnya ya.

Berikan kabar begitu pengumuman yang kamu tunggu-tunggu tiba. Baik hasilnya sesuai yang kamu harapkan, atau mungkin belum. Menjaga hubungan baik dengan pemberi rekomendasimu bukan cuma perkara nanti kamu akan membutukan rekomendasi lagi, tapi juga berkaitan dengan menghargai orang-orang yang berjasa dalam pengembangan dirimu selama ini.
Perkara meminta surat rekomendasi memang sepertinya sepele. Tapi rambu-rambu seperti ini perlu kamu taati agar urusanmu lancar. Selamat berburu ya! 🙂

Baca sepuasnya konten-konten pembelajaran Masterclass Hipwee, bebas dari iklan, dengan berlangganan Hipwee Premium.