9 Cara yang Dilakukan Orang Profesional Saat Berkirim Email, Kamu Termasuk Nggak?

Dalam dunia kerja, terutama di era digital seperti sekarang ini, bukan hanya kinerja saja yang menjadi penilaian akan profesionalitasmu. Bagaimana kamu berkirim email pun jadi salah satu faktor yang menentukan apakah kamu adalah karyawan yang cukup profesional atau nggak. Terkadang kamu harus berkomunikasi dengan rekan kerja bahkan seseorang yang sama sekali belum kamu kenal melalui email. Jika cara berkirim emailmu masih berantakan, tentu saja hal in akan memengaruhi penilaian orang lain terhadap kinerjamu juga. Dan yang lebih penting lagi adalah profesionalitas kerja.

Nah, agar kamu nggak dianggap sebelah mata hanya karena keliru saat mengirimkan email, Hipwee akan berikan cara berkirim email untuk mengesankan kualitas dan profesionalitas kerja berikut.

1. Pakailah alamat email yang profesional. Dunia kerja nggak akan menolerir alamat email yang alay

Pakai nama lengkap aja via life-longlearner.com

Saat kamu mulai jadi karyawan, di manapun tempatmu bekerja, gunakan alamat email yang umum dan netral. Jangan lagi gunakan alamat email yang berisi inisial atau kata-kata alay, karena hal ini justru akan memengaruhi penilaian orang lain terhadapmu. Pakailah email resmi kantor atau email pribadi yang berasal dari nama aslimu. Pastikan alamat email ini terkesan resmi sehingga nggak menimbulkan penilaian yang nggak diharapkan.

2. Subjek email adalah hal yang sangat penting. Tuliskan dengan singkat jelas namun tetap formal

Judul email via giveahand.ru

Hal pertama yang dibaca oleh penerima selain alamat email si pengirim adalah bagian subjek. Subjek atau judul email merupakan representasi dari bagian isi email yang akan diinformasikan kepada penerima. Secara nggak langsung, penerima akan mengetahui isi email ini melalui subjek. Pastikan subjek berisi maksud dan tujuan yang akan disampaikan lewat email tersebut. Misalnya, “Draft Proposal Sosialisasi Program A”. Judul yang jelas membuat emailmu cepat direspon.

3. Pakailah ‘Cc’ atau ‘BCc’ untuk mengirimkan email ke banyak orang sekaligus. Eits, sudah tahu belum bedanya?

Gunakan Cc dan BCc via www.youtube.com

Beberapa orang sering lupa untuk memanfaatkan fungsi ‘Cc’ dan ‘BCc’ saat akan mengirimkan email ke lebih dari 1 penerima. Padahal, fungsi ini selain memudahkan, juga menjadi salah satu penilaian profesionalitas kerjamu.

Gunakan ‘Cc’ saat kamu ingin memberitahukan pihak lain terkait isi email selain penerima utama. Penerima yang dituliskan dalam kolom ‘To’ akan dapat melihat alamat email lainnya, begitu juga sebaliknya. Sedangkan jika kamu ingin masing-masing penerima nggak bisa melihat alamat email satu dengan lainnya, kamu bisa gunakan ‘BCc’.

4. Seperti akan memulai percakapan dengan orang lain, jangan lupa ucapkan salam sebelum masuk ke bagian isi email

Ucapkan salam via www.youtube.com

Saat bertemu dengan orang lain, mengucapkan salam adalah suatu kebiasaan. Begitu pun ketika mengirimka email. Awali dengan salam atau kata sapaan seperti, “Halo, Putri”, atau “Selamat siang, Pak Yohanes”. Baiknya kamu ketahui lebih dulu apa kedudukannya dalam perusahaan yang dituju. Jangan asal panggil nama. Lebih aman untuk menggunakan panggilan Pak atau Bu, jika kamu nggak mengetahui dengan jelas siapa penerima email yang dituju.

5. Tuliskan isi email dengan singkat dan jelas agar penerima bisa menangkap poin informasi yang akan disampaiakan

Singkat dan jelas via www.inc.com

Penerima email diasumsikan adalah orang yang sedang bekerja. Mereka nggak punya banyak waktu untuk membaca emailmu sementara (bisa jadi) mereka juga harus membuka email lainnya. Maka jelaskan isi email dengan jelas dan lugas, efektif dan nggak bertele-tele sehingga mereka bisa menemukan informasi penting yang ingin kamu sampaikan dengan cepat.

6. Perhatikan juga penggunaan huruf dan tanda baca dalam penulisan email. Pahami bahwa ekspresimu terbaca di dalamnya

Perhatikan tanda baca via pustamun.blogspot.co.id

Jangan gunakan huruf kapital semua karena akan mengesankan kamu sedang marah-marah. Penggunaan tanda seru juga perlu diperhatikan, gunakan di akhir kalimat jika memang benar-benar perlu agar nggak terkesan emosional. Jangan juga menyingkat kata, berkirim email berbeda dengan sms-an berkirim pesan singkat lainnya.

6. Akhiri email dengan salam penutup yang sopan dan friendly untuk memberi kesan terakhir

Kata penutup via slideplayer.com

Akhiri email dengan salam penutup, misalnya “Kind regards” atau “Salam,” dan diakhiri dengan nama lengkap juga kontakmu jika memang diperlukan. Jika sudah sering berbalas email dengan orang yang dituju, kamu boleh menggunakan nama panggilan dan kalimat penutup lain yang lebih santai namun tetap terkesan formal.

7. Balas email yang kamu terima secepat mungkin, meskipun nggak ada deadline yang mengharuskan kamu untuk membalasnya dengan cepat

Langsung balas via www.livegenic.com

Seperti halnya membalas pesan singkat, membalas email pun sebisa mungkin harus dilakukan dengan cepat. Meskipun email tersebut berisi permintaan atasan yang baru bisa kamu selesaikan keesokan harinya, balas dulu dengan berkata bahwa kamu sudah mengerti dan akan segera menyelesaikan tugas tersebut. Kecepatan dalam membalas email juga menunjukkan bahwa kamu orangnya sigap dan siap dihubungi kapanpun. Jadi nilai plus, ‘kan?

8. Saat akan membalas email, pikir ulang sebelum memutuskan untuk menggunakan Cc atau memencet reply

hati-hati via www.wikihow.com

Saat kamu menerima email yang tertuju untuk banyak penerima, pikirkan terlebih dahulu apakah kamu harus membalas email tersebut ke semua penerima atau cukup ke pengirim emailnya saja. Hal ini penting, apalagi jika isi balasan email yang akan kamu kirimkan sifatnya privasi. Intinya, jangan mengirim email ke orang-orang yang dirasa nggak perlu untuk kamu kirimkan email balasan.

9. Terakhir, cek kembali email sebelum dikirimkan untuk menghindari kesalahan

Cek terakhir via wilsonprintingusa.com

Beberapa kesalahan seperti ejaan, konteks kalimat, maupun tujuan penerima, bisa diminimalisir jika kita mengecek kembali email sebelum dikirimkan. Terlebih jika email bersifat penting dan rahasia. Baca ulang email, lalu perbaiki kekeliruan yang kamu temukan sebelum dikirim. Melakukan kesalahan adalah manusiawi, namun memperbaikinya sebelum terjadi adalah hal yang bijak.

Itulah cara berkirim email yang harus kamu perhatikan dalam pekerjaan. Memang terlihat lebih rumit daripada email yang biasa ditujukan untuk teman. Tapi, lebih baik repot sedikit daripada menyesal bukan?

Baca sepuasnya konten-konten pembelajaran Masterclass Hipwee, bebas dari iklan, dengan berlangganan Hipwee Premium.