Mengenal Layanan dan Fasilitas Modern di Pusat Arsip Provinsi DKI Jakarta

Hi! Apakah Anda pernah mendengar tentang pusat arsip yang ada di lembaga pemerintahan? Salah satunya adalah  Dinas Pusat Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta. Di sana, tersedia beragam layanan dan fasilitas yang menarik untuk dijelajahi. Mari kita melihat dengan lebih dekat apa saja yang mereka tawarkan.

Sebelum membahas tentang topik tersebut, mari sama sama untuk mengetahui tentang arsip itu sendiri dan pusat arsip.Penjelasan tentang kedua tersebut didapatkan dari dosen pengampu dalam prodi Perpustakaan dan Sains Informasi yaitu Nita Ismayati dan Farli Elnumeri dari Universitas Yarsi. Arsip adalah Dokumen sebagai rekaman dalam suatu aktivitas dari organisasi yang dikelola sesuai dalam perkembangan zaman.Arsip pun terbagi dua yaitu arsip dinamis dan statis. 

Pusat arsip merupakan lembaga yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip, khususnya arsip yang sudah tidak aktif. Melalui tugasnya, pusat arsip melakukan pengelolaan arsip-arsip inaktif dengan cermat dan teliti. Arsip inaktif dalam pengertiannya adalah arsip yang penggunaannya sudah mulai menurun atau nantinya akan segera dimusnahkan. 

Setelah memahami kedua pengertian tersebut, mari kita kembali fokus pada topik utamanya, yaitu mengenali beragam layanan dan fasilitas yang tersedia di Pusat Arsip, yang dikelola oleh Dinas Pusat Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta. Yuk, mari kita jelajahi bersama fasilitas dan layanan yang telah disediakan di sana.

Layanan yang tersedia dalam Dinas Pusat Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta sebagai berikut : 

• Layanan Pembinaan

Dalam layanan ini, organisasi tersebut menjalin kerja sama dengan negara-negara sahabat untuk meningkatkan kompetensi sumber daya manusia di bidang kearsipan. Kolaborasi ini bertujuan untuk memperkuat pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip. Melalui pertukaran pengalaman dan pelatihan, sumber daya manusia akan diberdayakan untuk menghadapi tantangan di era digital.

• Layanan Peminjaman Arsip

Dalam konteks ini, proses peminjaman arsip diatur dengan ketentuan khusus yang ditetapkan oleh Dinas Pusat Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta. Artinya, tidak semua orang dapat mengajukan pinjaman arsip secara sembarang, tetapi harus memenuhi syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan.

Fasilitas yang tersedia dalam Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta 

• Fasilitas dalam pengamanan arsip

yang termasuk dalam fasilitas ini berupa fasilitas tahan api,yang bertujuan agar arsip yang tersimpan tidak mudah terbakar dan tetap terjaga dalam penyimpanan nya di dalam sebuah ruangan tersebut. Selanjutnya, Fasilitas rak bebas asam dengan bertujuan agar kertas arsip tetap terjaga dan tidak ada kertas yang fisiknya dalam keadaan rusak.

• Fasilitas Temu Kembali Arsip

Fasilitas ini dilengkapi dengan teknologi canggih yang berasal dari Jerman, dan juga menyimpan arsip-arsip bersejarah dari zaman penjajahan Belanda. Teknologi tersebut memungkinkan akses yang cepat dengan hanya memasukkan nomor rak arsip, yang akan segera diproses dan dapat diambil secara efisien. Selain itu, ruangan ini menjaga suhu yang dingin untuk menjaga kestabilan kondisi arsip.

• Aplikasi E-Office

Aplikasi ini menjadi solusi yang sangat berguna bagi petugas kearsipan dalam organisasi tersebut, khususnya dalam mengelola surat masuk dan surat keluar secara digital. Dalam era teknologi yang terus berkembang, digitalisasi arsip menjadi kebutuhan penting yang harus diikuti. Dengan menggunakan aplikasi ini, proses pengelolaan arsip menjadi lebih efisien dan mudah dilakukan secara digital.

Dengan tersedianya fasilitas dan layanan yang menarik tersebut, diharapkan pusat arsip terus mengembangkannya sesuai dengan kebutuhan di era digital yang terus berkembang. Dalam mengikuti perkembangan teknologi, fasilitas dan layanan yang terus ditingkatkan akan berdampak positif terhadap kemajuan organisasi ini.