Mengenal Fungsi Pusat Arsip, Millennials Harus Tahu!

Hi!, apakah kalian tertarik dengan dunia arsip? jika iya, berbicara tentang pusat arsip terdengar tidak familiar untuk sebagian orang, namun tidak usah khawatir, mari sama-sama kita belajar dan memahami bersama apa itu pusat arsip dan apa saja fungsi dari pusat arsip tersebut.

Sebelum masuk ke dalam topik pembahasan, mari sama-sama kita mengetahui tentang arsip, mendengar kata arsip merupakan suatu dokumen hasil rekaman kegiatan suatu organisasi melalui berbagai macam media sesuai dengan perkembangan zaman. Dalam mengelola arsip sendiri memiliki ketentuan tersendiri, salah satu tujuannya adalah untuk mempermudah temu kembali arsip tersebut jika keadaan sedang dibutuhkan.

Arsip sendiri memiliki fungsi diantaranya adalah sebagai pusat ingatan suatu organisasi, sumber informasi dan alat pengawasan sehingga arsip penting bagi suatu organisasi. Arsip sendiri dilihat berdasarkan fungsinya terbagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan secara langsung oleh organisasi dan disimpan sampai jangka waktu yang sudah ditentukan menurut jadwal retensi arsip. Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang sudah habis frekuensi penggunaannya, arsip statis memiliki nilai sejarah sehingga arsip tersebut disimpan di pusat arsip.

Berbicara tentang jadwal retensi arsip, apakah itu jadwal retensi arsip?, jadwal retensi arsip atau yang dikenal adalah JRA adalah jadwal yang berisi keterangan tentang arsip berupa jangka waktu penyimpanan arsip dan menetapkan jenis arsip apakah itu dimusnahkan, dinilai kembali atau disimpan secara permanen.

Nah itu dia penjelasan tentang arsip, mulai dari arsip dinamis, statis dan jadwal retensi arsip. Lalu apa yang dimaksud dengan pusat arsip?, pusat arsip sendiri merupakan unit yang mengelola dan menyimpan arsip inaktif. pusat arsip di setiap lembaga memiliki peran serta dalam mengelola dan menyimpan arsip inaktif organisasi yang memiliki nilai sejarah.

Lalu bagaimana jenis pusat arsip tersebut?, pusat arsip terbagi menjadi tiga jenis yaitu:

• Record Center On Site adalah pusat arsip yang berada dalam ruang lingkup perusahaan atau organisasi. Secara umum, jenis pusat catatan ini digunakan oleh perusahaan dengan volume konsumsi dokumen yang rendah, oleh karena itu manajemen dokumen tidak memerlukan ruang lingkup yang luas.


• Record Center Off Site: Dalam tipe pusat arsip ini, fasilitas penyimpanan dokumen terletak di luar dari organisasi. Karena volume besar dokumen yang harus disimpan dan digunakan, serta keterbatasan kapasitas bangunan, jenis pusat catatan ini menggunakan fasilitas penyimpanan yang dirancang khusus oleh organisasi.


• Record Center komersial adalah istilah saat ini untuk sejumlah besar perusahaan yang menawarkan layanan penyimpanan dokumen dalam format fisik dan digital. Penyedia Layanan Penyimpanan akan menawarkan layanan penyimpanan dan manajemen yang terintegrasi dengan kebutuhan perusahaan dengan menyediakan fasilitas dan peralatan yang diperlukan.

Nah itu dia penjelasan tentang tiga jenis pusat arsip, lalu adakah contohnya dan apa saja perbedaannya?, tentu saja ada contohnya dan memiliki perbedaan, berikut adalah contoh dan perbedaan pusat arsip:

• Pusat arsip di lembaga pemerintah contohnya adalah ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) salah satu fungsi dan tugas ANRI adalah untuk melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan dan memiliki salah satu fungsi adalah Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.


• Pusat Arsip di perusahaan swasta merupakan pusat arsip yang dikelola swasta yang memiliki tujuan untuk menyimpan, melestarikan, dan jasa memusnahkan arsip.


• Pusat Arsip di perguruan tinggi memiliki fungsi dan tujuan untuk menyimpan, mengelola. dan melestarikan arsip hasil kegiatan civitas akademika universitas.

Pusat arsip sangatlah penting dikarenakan sebagai tempat penyimpanan dokumen yang memiliki nilai sejarah dan sangat penting jika mendapati permasalahan di sebuah organisasi. kutipan dari dosen perpustakaan dan informasi Universitas YARSI mengenai arsip yaitu Nita Ismayati & Farli Elnumeri mengenai pusat arsip :

Arsip merupakan dokumen yang memiliki urgensi yang sangat fatal jika tidak dikelola dengan benar, oleh karena itu dengan adanya pusat arsip akan mengelola, menyimpan dan melestarikan arsip tersebut sehingga arsip tersebut masih memiliki nilai sejarah yang tercatat dalam arsip tersebut

Akhir kata arsip merupakan dokumen yang sangat fatal jika hilang dan tidak dikelola dengan baik, untuk kalian yang tertarik diharapkan dengan penjelasan di atas dapat membantu memahami dunia arsip dan tetap semangat belajar mengenai arsip jangan lupa bahagia!